На протяжении всей жизни большинству людей придется писать официальные письма по разным поводам. Принятый формат официального письма, иногда называемого деловым письмом, является точным и требует соблюдения, чтобы к нему относились серьезно.
Как использовать образец официального письма
Загрузите это редактируемое официальное письмо.
Чтобы использовать образец письма, щелкните изображение. На этом этапе вы можете либо загрузить его на свой компьютер, чтобы использовать позже, либо отредактировать его в соответствии с вашими потребностями, а затем сохранить и загрузить. Чтобы скачать письмо, нажмите на изображение, оно откроется в новом окне. Затем щелкните значок загрузки, чтобы сохранить его на свой компьютер.
Статьи по Теме
- Как правильно адресовать письмо семье
- Образцы писем-запросов
- Как написать деловое письмо
Чтобы отредактировать письмо перед загрузкой:
- Щелкните изображение.
- Нажмите на область, которую хотите отредактировать, и выделите там текст.
- При необходимости измените текст.
Если вам нужна помощь в загрузке печатной версии, этогидможет быть полезным ресурсом.
Как написать официальное письмо
Знание того, что писать и как написать официальное письмо, несомненно, является навыком, который вы будете постоянно использовать на протяжении всей своей профессиональной жизни. Когда дело касается официальных писем, соблюдение правильного формата так же важно, как и то, что вы на самом деле пишете.
Шаг 1. Соберите информацию
Чтобы написать письмо, вам потребуется информация о себе и о человеке, которому вы пишете. Вам нужно будет указать свой адрес и любую информацию о вас, которая соответствует цели письма.
Информация, которая вам нужна о получателе вашего письма, включает:
- ФИО
- Титул (доктор, преподобный, миссис)
- Название компании или организации
- Адрес получателя
Отправляя официальное письмо, лучше всего адресовать его конкретному человеку. Если вы не знаете, кому направить письмо, вы можете зайти на сайт компании или позвонить им напрямую. Если вы не знаете титул человека или не уверены, мужчина это или женщина, вы можете просто использовать только полное имя человека.
Храните всю эту информацию в одном месте, где вы можете легко найти ее при написании письма. Это упростит сам процесс написания писем.
Шаг 2: форматирование
Существует общепринятый стандартный формат официальных писем. Придерживайтесь этого формата, и вы создадите впечатление, что уважаете формальность ситуации и приложили усилия для исследования форматирования. В Лаборатория письменной речи Purdue предлагает конкретные рекомендации по форматированию официального письма:
- 12-кеглый шрифт
- Шрифт Times New Roman
- Одинарный межстрочный интервал
- 1,5-дюймовые поля
- Формат блока
- Выравнивание по левому краю
- Даты написаны, как в этом примере: 14 марта 1999 г. (месяц указан по буквам, а год состоит из четырех цифр).
Шаг 3: заголовок
Заголовок включает ваш адрес и дату; вы не указываете свое имя в заголовке. Допускается указывать свой адрес электронной почты и номер телефона в заголовке, но это не обязательно. Заголовок находится в верхнем левом углу документа в формате блока, что означает, что каждая строка начинается непосредственно под последней.
Если вы указываете адрес электронной почты, убедитесь, что он профессиональный. Электронный адрес, например catsRcute@wahoo.com, будет выглядеть незрелым и непрофессиональным. По возможности создавайте адрес электронной почты, в котором используются только ваше имя и фамилия. Тот же стандарт касается и номера телефона. Указывайте только тот номер, по которому с вами легко связаться или по которому есть возможность оставить для вас сообщение.
Шаг 4: внутренний адрес
Внутренний адрес включает имя и адрес человека, которому вы пишете. Оксфордские словари Сообщает, что этот раздел вашего письма должен начинаться на четыре строки ниже заголовка. Начните с титула и полного имени получателя. Если вы не знаете имени человека, вы можете использовать только его или ее титул, но лучше всего адресовать письмо конкретному человеку. Под именем вы напишите адрес со всеми написанными словами. Например, вы должны использовать слово «улица», а не сокращенное «улица».
Шаг 5: приветствие
Приветствие - это в основном приветствие, например, когда вы встречаете кого-то лично и говорите «Привет». Этот раздел должен начинаться на две строки ниже внутреннего адреса. Наиболее часто используемое формальное приветствие, по мнению написать , это «Уважаемый». Затем вы должны включить заголовок и имя получателя, за которыми следует двоеточие. Например, вы можете сказать «Уважаемый мистер Джонс»:
Шаг 6: Тело
Тело письма - это ваше собственное сообщение. В официальном письме вы можете иметь от одного до трех абзацев в теле, в зависимости от вашей цели.
- Первый абзац - представьте себя и цель написания
- Второй абзац - предоставьте краткую информацию, подтверждающую вашу цель
- Третий абзац - поблагодарите получателя за потраченное время и укажите любые предоставленные дополнительные материалы.
Тело письма должно быть размещено на две строки ниже приветствия, чтобы вы пропустили одну строку между ними.
Шаг 7: закрытие
Завершение - это то, как вы прощаетесь в письме. Пропустите одну строку после тела и напишите свое завершение. После вашегозаключительная фразавы хотите оставить несколько строк ниже, а затем введите свое полное имя. Вы оставите место, где вы физически подписываете письмо. Допустимые формальные закрытия включают:
- Наилучшие пожелания
- Искренне
- С наилучшими пожеланиями
Всегда ставьте запятую после закрытия.
Шаг 8: редактирование
Перед отправкой официального письма очень важно проверить формат, орфографию и грамматику. Такое внимание к деталям демонстрирует вашу трудовую этику и способность выполнять свои обязанности. Вы можете использовать опцию проверки орфографии на своем компьютере в качестве отправной точки. Как только вы это сделаете, неплохо попросить кого-нибудь изучить документ. Затем вам следует проверить письмо еще раз перед завершением. Во время редактирования вы и выбранный вами рецензент должны искать следующее:
- Правильное написание и употребление слов
- Правильная пунктуация
- Интервал и шрифт
- Использование правильной грамматики
- Тон письма - должен быть теплым, уважительным и профессиональным.
- Без сленговых слов и сокращений
- Правильный заголовок для получателя
- Правильная контактная информация отправителя и получателя
Лучшее первое впечатление
Официальное письмо часто производит первое впечатление о вас от профессионала, с которым вы не встречались. Следуйте стандартным правилам форматирования, и к вам будут относиться серьезно и уважать.
